¿Crees que dedicas demasiado tiempo a alguna actividad?

Me digo que en cuanto termine lo que estoy haciendo me pongo a escribir o a leer esa novela que he comenzado. Me convenzo de que lo voy a hacer. Pasa el tiempo y no lo hago porque lo que venía haciendo me absorbe tanto que me he olvidado de que tenía que parar, y ya es demasiado tarde. Mañana sin falta lo haré, termino diciéndome.

Que esto suceda de vez en cuando no tendría por qué considerarlo negativo. Sin embargo, pasan los días, vuelvo a hacer lo mismo y crece la sensación de no hacer lo que debiera. ¿Es solo una sensación o una realidad? Hace unos meses me di cuenta de que únicamente midiendo los tiempos podría estar seguro.

Monté una hoja de cálculo; más bien, un libro de Excel con tres hojas enlazadas mediante una sencilla formulación, sin macros añadidas ni complejos procedimientos. Desde entonces, me limito a apuntar en una de las hojas la hora de inicio y la de fin de cada actividad, además del día de que se trate y del nombre de la tarea. Las otras dos hojas me presentan sendos resúmenes en formato diario y en formato mensual/anual. De esta forma, puedo ser consciente, de verdad, a qué dedicado mi tiempo en el día, en el mes y en lo que llevamos de año, evidenciando los casos en los que una de las ocupaciones se puede haber convertido en un vampiro "chupatiempo".

Aquí dejo unas imágenes con el seguimiento de siete actividades, que podrían ser sustituidas por cualesquiera otras:

1) Registro secuencial de cada tarea, al empezar y al terminar. He resaltado en amarillo, los apartados que se pueden modificar. Las líneas vacías mantienen la fecha de la última entrada, que puede modificarse a conveniencia, por ejemplo al cambiar de día. No hay problema en repetir actividades en un mismo día.



(Nota: los datos son ficticios)

2) Resumen diario de cada una de las actividades que vengo registrando. Todas las cifras se calculan automáticamente al haberlas registrado en la hoja anterior; solo es necesario indicar en la zona sombreada de la izquierda, una sola vez al comenzar a utilizar esta hoja, el nombre de las tareas que se van a seguir, ya que sirven de referencia para el resto del libro de Excel:




3) Resumen mensual y anual. Esta hoja se calcula íntegramente sin intervención manual.



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(Imagen de Michael Duliba vía unsplash.com)

2 comentarios:

  1. Es muy interesante. La organización es la mejor forma de exprimir y optimizar las horas, aunque con lo torpe que soy, pasaría más tiempo haciendo el Excel que las distintas actividades. Y si se hace de forma previa, basta con planearlo para que salga todo totalmente distinto. Ahora, para quien tiene una rutina a es perfecto.

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    1. Una vez hecho el Excel, solo es necesario ir apuntando las actividades en cuanto las acabas; es decir, unos segundos. Eso sí, hay que acordarse de apuntarlas (yo me olvido algunas veces).

      Para que lo compruebes por ti misma, si quieres, te he enviado un email con el libro de Excel ya montado.

      Gracias por comentar.

      Un saludo.

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